Định nghĩa
Mô hình kanban là phương pháp nhằm tối đa hóa hiệu suất làm việc,được sử dụng từ năm 1958 do ông M.OHNO tại TOYOTA Motor Company nhằm cải tiến quá trình sản xuất. Phương pháp này được ngầm hiểu là “hệ thống kéo” trong chuỗi cung ứng.
Hệ thống kéo Kanban được ghép bởi từ “Kan” có nghĩa là thông tin và từ “ban” có nghĩa là bảng, tức là “Bảng thông tin”. Còn đúng thuật ngữ chuyên môn kinh tế phải là “Phương pháp quản lý công việc Kanban”. Mục đích chính của Kanban là giảm thiểu các hoạt động lãng phí mà không làm giảm năng suất, tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng mà không gây phát sinh chi phí.
Nói một cách đơn giản, nó là một bảng quản lý các quy trình làm việc của bạn. Một bảng Kanban cá nhân bao gồm 3 cột rõ ràng:
- To do (Cần làm)
- Doing (Đang làm)
- Done (Đã làm).
Lợi ích
Theo thống kê, bằng cách triển khai hệ thống kanban, doanh nghiệp có thể đạt được các kết quả:
- Tăng 20% – 50% năng suất lao động. Công việc được xử lý bởi 1 người thay vì 2 người như trước đây.
- Giảm 30% hàng tồn kho hoặc văn phòng phẩm tồn trữ gây lãng phí.
- Cải thiện sự hài lòng trong công việc.
Ứng dụng phương pháp KABAN trong nhiều lĩnh vực giúp doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích to lớn hơn:
- Trực quan hóa, minh bạch công việc đang được tiến hành;
- Hiểu ngay lập tức các trở ngại chịu trách nhiệm cho sự chậm trễ và thực hiện các hành động để loại bỏ chúng;
- Cải thiện giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm;
- Trao quyền cho nhóm để tự quản lý quy trình công việc và quy trình trực quan;
- Cảm hứng hợp tác nhóm.
- Xây dựng môi trường làm việc kỷ luật cao, liên kết khả năng làm việc của các nhân viên trong môi trường sản xuất
- Góp phần hình thành văn hóa doanh nghiệp hiện đại, hiệu quả và kỷ luật cao.
- Nâng cao hiệu suất làm việc và ý thức công nhân viên.
Các nguyên tắc áp dụng mô hình KANBAN trong công việc
Mặc dù chấp nhận triết lý Kanban và bắt tay vào hành trình chuyển tiếp là bước quan trọng nhất, mọi tổ chức cần biết có 6 nguyên tắc thực tiễn cốt lõi được xác định bởi David Anderson cần phải có được để thành công.
Hình dung quy trình làm việc:
Để hình dung quy trình của bạn với hệ thống Kanban, bạn sẽ cần một bảng có thẻ và cột. Mỗi cột trên bảng thể hiện một bước trong quy trình làm việc của bạn. Khi bạn bắt đầu việc X, bạn kéo nó từ cột “cần làm” và khi nó được hoàn thành, bạn di chuyển đến khu vực “hoàn thành”. Bằng cách này bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến trình và phát hiện các lỗi trong quy trình. Mỗi thẻ trước khi được kéo vào các cột khác nhau cần ghi rõ ngày tháng để phục vụ công tác đo lường và báo cáo.
Hạn chế số công việc đang “trong quy trình”:
Đặt số lượng thẻ tối đa cho các cột để đảm bảo rằng một thẻ chỉ được kéo vào 1 cột nào đó khi tổng số thẻ trong cột đó vẫn ở mức cho phép. Những ràng buộc như vậy sẽ nhanh chóng làm rõ các khu vực có vấn đề trong luồng công việc để giải quyết chúng, tránh ùn tắc công việc và thúc đẩy tiến độ.
Quản lý dòng chảy công việc:
Toàn bộ ý tưởng thực hiện một hệ thống Kanban là tạo ra một dòng chảy lành mạnh trơn tru. Bằng cách này, chúng ta có thể giảm thiểu thời gian chu kỳ trung bình cho sản xuất và tránh chi phí trì hoãn, nhưng theo một cách có thể đoán được.
Phổ biến chính sách quy trình rõ ràng với nhân viên
Bạn không thể cải thiện điều gì đó mà bạn không hiểu. Đây là lí do tại sao quá trình nên được xác định rõ ràng, công bố và xã hội hóa. Mọi người sẽ không liên kết và tham gia vào một cái gì họ không tin hữu ích. Khi mọi người đều quen với mục tiêu chung, họ sẽ có thể làm việc và đưa ra quyết định liên quan đến một thay đổi sẽ đưa bạn đi theo hướng tích cực.
Vòng lặp phản hồi
Để thay đổi tích cực xảy ra, thành công và tiếp tục, một điều nữa phải được thực hiện. Triết lý Lean ủng hộ rằng các cuộc họp thường xuyên là cần thiết để chuyển giao kiến thức. Đó là các cuộc họp hàng ngày để đồng bộ hóa nhóm. Họ được tổ chức trước bảng Kanban và mọi thành viên nói với những người khác những gì cô ấy đã làm ngày hôm trước và những gì sẽ làm ngày hôm nay. Ngoài ra còn có đánh giá cung cấp dịch vụ, đánh giá hoạt động và đánh giá rủi ro.
Cải thiện cách hợp tác (sử dụng các mô hình và phương pháp khoa học)
Cách để đạt được sự cải tiến liên tục và thay đổi bền vững trong một tổ chức là thông qua tầm nhìn chung về một tương lai tốt hơn và các hiểu biết tập thể về các vấn đề phải khắc phục. Các nhóm có sự hiểu biết chung về các lý thuyết công việc, quy trình làm việc, quy trình và rủi ro có nhiều khả năng xây dựng sự hiểu biết chung về một vấn đề và đề xuất các bước để cải thiện, có thể được sự đồng thuận.
Ứng dụng KABAN kỹ thuật số
Nếu bạn quyết định rằng chiếc bảng truyền thống gắn đầy giấy ghi chú sặc sỡ không còn hiệu quả nữa thì việc đầu tư vào phần mềm quản lý nhiệm vụ sử dụng các nguyên tắc và khái niệm trực quan của phương pháp Kanban có thể là sự lựa chọn phù hợp dành cho nhóm của bạn. Hơn nữa, tùy chọn kỹ thuật số mang lại nhiều lợi ích mà bảng truyền thống không thể cung cấp, chẳng hạn như chức năng trực quan hóa dữ liệu, tệp đính kèm và lịch sử thẻ.
Bắt đầu viết ở đây...
Phương pháp quản lý thẻ KANBAN